Wer im vergangenen Jahr das Gefühl hatte, immer mit den Erledigungen hinterherzuhängen und im Chaos zu versinken, dem kann geholfen werden: Organisation lautet das Zauberwort. Erfahrungsgemäß ist sich selbst organisieren zu können nicht unbedingt angeboren, sondern kann erlernt werden. Und das ist auch gut so, denn den Überblick zu behalten gibt uns Sicherheit und Selbstvertrauen. Mit den richtigen Tools und Tricks lässt sich das Leben oder der Workflow ganz stressfrei und effizient bewältigen. 

Tipp 1: Aus dem Kopf auf die Liste

In Hollywoodfilmen sind die Listenschreiber:innen immer die braven, langweiligen Charaktere, die mal aus sich rauskommen sollten. Im wahren Leben sind Listenschreiber die Entspannten, bei denen alles rund läuft. Warum? Ganz einfach, weil so der Kopf frei bleibt und nicht ständig Runden um ein Thema dreht. Außerdem ordnet die Liste die Prioritäten. Die einfache Regel lautet: Aufschreiben, was bis wann getan werden muss. Auch wenn es noch so albern wirkt. Der Kopf muss sich dann diese To-dos nicht mehr merken, denn das erledigt ja die Liste. So spart man Energie und fühlt sich sicherer. Nur aufbewahren sollte man sie gut und immer am gleichen Ort – vielleicht digital, um auch mobil zugreifen zu können. Perfekte Tools für digitale Listen gibts haufenweise: Trello, Todoist, Monday oder Asana beispielsweise.

Tipp 2: Den Frosch zuerst essen

Manche von uns haben als Kind die nicht so schmackhaften Bestandteile des Essens zuerst gegessen. Damit man den Rest richtig genießen kann. Das funktioniert auch im Alltag bestens. Nach der „Eat-the-frog-Methode“ kümmert man sich zuerst um die schwierigen, unliebsamen Aufgaben. Wovor man sich ansonsten drückt, wird jetzt zuerst erledigt. Denn Reste auf dem Teller bzw. unserer To-do-Liste geben uns ein Gefühl des Versagens und machen ein schlechtes Gewissen. Psychologisch gesehen bekämpfen wir mit dieser Methode den inneren Schweinehund zu Beginn, um uns dann den Rest des Tages in unserer Tapferkeit zu sonnen und uns unbesiegbar zu fühlen. Weil das Schlimmste schon hinter uns liegt.

Tipp 3: Focus!

Wir sind heute alle Multitasker. Während wir kochen, hören wir unsere Whatsapp-Sprachnachrichten ab und antworten. Während wir mit der Familie einen Film angucken, lesen wir unsere E-Mails. Im Urlaub sehen wir die Landschaft nur noch durch die Handykamera, weil wir Fotos für Instagram brauchen. Deswegen sind wir ständig abgelenkt. Studien zeigen, dass geteilte Aufmerksamkeit nicht nur die Konzentration stört, den Workflow verlangsamt und die Fehlerhäufigkeit erhöht, sondern uns auch unsere Achtsamkeit untergräbt. Dabei ist das Gefühl von „bewusst im Hier und Jetzt sein“ enorm wichtig für unser Wohlbefinden. Wer mit dem Kopf ganz dabei ist, erledigt Aufgaben bewusst, schneller und sorgfältiger. „Deep Work“ heißt der Fachterminus. Oder anders ausgedrückt: Zeit einplanen und sich ganz auf die Aufgabe fokussieren – ohne Störungen und Ablenkungen. Die Welt geht nicht unter, wenn man mal für zwei Stunden nicht auf Whatsapp-Nachrichten antwortet.

Tipp 4: Entscheiden lernen

Schon mal von „Prokrastinieren“ gehört? Der Begriff bezeichnet das ständige Aufschieben von Aufgaben. Menschen, die das regelmäßig tun, fühlen sich auf Dauer schlecht und weniger selbstbewusst. Weil im Hinterkopf immer die kleine Stimme „eigentlich müsstest du noch“ ruft. Eine Methode, das zu ändern, ist das Treffen schneller Entscheidungen. Und das kann man lernen. Jeden Tag müssen wir zwischen zig Alternativen wählen: beim Anziehen, Essen, Einkaufen. Wer damit zu viel Zeit vertrödelt, schafft sein Tagespensum nicht. Die Lösung lautet: Man gibt sich maximal 30 Sekunden für die kleinen Alltagsfragen. Dann muss die Entscheidung stehen. Wer diese Regel einhält, wird lernen, dass es gar nicht wehtut. Und nachträgliches Bedauern ohnehin vergebene Liebesmüh ist. War die Entscheidung falsch, zählt sie als „Lesson learned“ fürs nächste Mal.

Tipp 5: Batch-Verarbeitung

Hinter diesem Fachbegriff verbirgt sich ein einfaches Prinzip: Ähnliche Aufgaben sammeln, auf einen „Batch“ oder Stapel packen und dann zusammen erledigen. Das macht im Alltag oft Sinn, beispielsweise bei Einkäufen oder Rechnungen, beim E-Mails lesen oder beantworten. Und es spielt dem „Deep Work“ in die Karten, denn man lässt sich weniger ablenken, wenn man nicht jede Mail und Nachricht sofort liest und beantwortet. 

Das klingt alles zu einfach, um wahr zu sein? Die Sache an sich ist zwar simpel, die Umsetzung aber ganz und gar nicht. Wer wirklich organisiert sein will, muss konsequent sein und die Tipps verinnerlichen. Und da kommt der innere Schweinehund wieder ins Spiel. Deswegen ein Tipp zum Schluss: Durchhalten und am Ball bleiben. Der Stresspegel wirds danken.

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